8 de cada 10 PyMEs se comprometen a disminuir el uso de papel en 2017

08/11/16
 

Más del 80 por ciento de las pequeñas y medianas empresas (Pymes) quiere eliminar el papel de su facturación, de los informes financieros, del manejo de formularios legales y de recursos humanos y de otros procesos que consumen tiempo, de acuerdo con una encuesta elaborada por Xerox.

La investigación, realizada en más de mil empresas en los EE.UU., Reino Unido, Francia y Alemania, muestra que los encuestados esperan realizar el cambio durante los próximos 12 meses. Casi la mitad de quienes respondieron (46%) confirmó que destina una cantidad significativa de tiempo en procesos de uso intensivo de papel, y seis de cada 10 considera que esto tiene un impacto importante en sus resultados financieros.

Cuando las Pymes se preparen para digitalizar sus procesos que involucran papel, la mayoría acudirá a expertos para obtener recomendaciones, dado que sólo una de cada cinco encuestadas conoce las soluciones libres de papel disponibles en el mercado. El estudio muestra que el 47% recurrirá a un distribuidor de equipos para oficina, uno de cada cuatro a su revendedor de IT y el 37% al fabricante del producto.

De acuerdo al INEGI hoy en día existen aproximadamente 4 millones 15 mil empresas en México, de las cuales 99.8% son PYMES y generan el 72% del empleo en el país. Por esta razón que este mercado se ha convertido en una gran oportunidad para el crecimiento de los servicios de impresión administrados (MPS). “La impresión continua siendo un factor clave para gran parte de las pymes de nuestro país, sin embargo, un alto porcentaje no conoce realmente los presupuestos que están dedicando a la impresión  y la complejidad de su infraestructura de documentos”, afirma Fernando García Cantón, Director General en Xerox Mexicana.

En general, las Pymes no cuentan con los mismos recursos tecnológicos que las multinacionales o grandes compañías, pero ambas deben lidiar con los estrepitosos cambios de la era de la tecnología que van desde la digitalización de documentos, servicios en la nube, la seguridad de la información y la incursión del mundo móvil en todos la vida de las personas y por ende, sus lugares de trabajo.

La encuesta, realizada por la firma independiente de investigación de mercado Coleman Parkes Research, muestra al aumento de la productividad como prioridad absoluta para las pymes, junto con el crecimiento y la reducción de los costos de impresión. Algunos otros hallazgos son:

En total, el 28% confirmó que está muy adelantado en la implementación de planes para digitalizar los procesos que involucran papel, siendo Francia (33%) el país más adelantado.

Las Pymes de los EE.UU. están atrasadas en sus planes para digitalizar procesos, el 41% afirma que acaba de empezar (el promedio es el 37%).

El 12% de todas las Pymes se encuentra a una distancia temporal de entre uno y tres años para la implementación de la digitalización.

Además de focalizarse en la digitalización y la automatización, las Pymes están también explorando otras áreas para mejorar la productividad, por ejemplo:

Servicios Administrados de Impresión (Managed Print Services, MPS): de todas las Pymes encuestadas, el 42% tiene un contrato de MPS, mientras que el 40% respondió que planea suscribir uno en el transcurso del año próximo. El 66% gasta más de USD 1.000 por mes en actividades de impresión, un costo significativo en sus negocios. Las empresas con contratos de MPS resaltaton la reducción de costos, un menor consumo de papel y un mejor control de los costos de impresión.

Movilidad: para finales de 2017, el 23% de las pymes cree que los dispositivos móviles estarán completamente integrados a sus procesos de flujo de trabajo. Hoy, el 66% de las pymes encuestadas incluye la impresión móvil en sus iniciativas de movilidad, mientras que el 27% se propone hacerlo dentro del próximo año. Las principales motivaciones incluyen aumentar la productividad de los empleados que no trabajan en un lugar fijo, satisfacer los requerimientos de información remota de los clientes y un mejor y más rápido servicio al cliente.

Seguridad: con el rápido crecimiento de los datos, es cada vez más importante para las Pymes asegurar la información crítica para los negocios en todos sus dispositivos tecnológicos. Por consiguiente, el 56% de las pymes encuestadas incluye impresoras y/o equipos multifunción en sus estrategias de seguridad.

Ayudar a las pequeñas y medianas empresas a mejorar sus procesos ha sido un foco principal para Xerox, quien ha introducido una serie de soluciones para ayudarlas a automatizar los procesos, mejorar la movilidad y reducir los costos de impresión con MPS. La tecnología ConnectKey de Xerox automatiza los procesos manuales que dependen del papel y facilita a los usuarios que no trabajan en un lugar fijo colaborar y trabajar más eficazmente también fuera de la oficina.

Metodología de la Encuesta

Un total de 1.021 Pymes, con ingresos mensuales que van desde menos de USD 6 millones hasta más de USD 305 millones, participaron en una minuciosa encuesta online que se completó en septiembre de 2016. La encuesta '2017 Office Productivity Trends to Improve the Bottom Line' (Tendencias 2017 de Productividad de la Oficina para Mejorar los Resultados) fue realizada por Coleman Parkes Research, un tercero independiente y comisionado por Xerox. Los encuestados fueron gerentes senior de operaciones, finanzas y TI, junto con propietarios de pequeñas empresas. Las Pymes intervinientes cuentan con entre 50 y 1000 empleados, y tienen sus sedes en los EE.UU., Reino Unido, Francia y Alemania.

 Artículo de colaboración

Por: Xerox