Si bien la digitalización contribuye a que las empresas sean más competitivas con flujos de trabajo automatizados y esquemas laborales híbridos, también es importante establecer mecanismos de clasificación de documentos para mejorar tanto su almacenamiento como acceso, con ello se evita el riesgo de tener un archivo digital en total desorden.
Si bien, tanto empresas como personas aún reciben documentos impresos, se estima que al menos 80 % no tienen utilidad, por ello el diseño de una estrategia de digitalización eficiente debe contemplar el reemplazo de papel por archivos digitales. Con una plataforma de este tipo, las organizaciones pueden garantizar un correcto flujo de archivos e información.
“La digitalización impulsa la competitividad de las empresas, así sus colaboradores son parte de los procesos automatizados sin importar su ubicación geográfica. Uno de nuestros objetivos es mantener el enfoque en innovación para brindar al mercado mejores soluciones”, declaró Sandra Gálvez, gerente de mercadotecnia en LATAM para Kodak Alaris.
Es primordial emplear equipos adecuados de digitalización y servicios integrales que optimicen la automatización, esto cobra mayor relevancia si se tiene en cuenta que estos sistemas son un factor fundamental en la operación de negocio y cotidiana de las empresas, ya sea relacionada con material impreso o archivos virtuales.
Finalmente, Kodak Alaris realiza una serie de recomendaciones para la clasificación del archivo digital, primero se debe establecer un método sencillo para nombrar archivos, en esto se debe incluir datos del año o palabras clave, también se deben crear carpetas por año o por categoría de documentos para mejorar la localización de datos puntuales.