Si bien, previo a la pandemia, los eventos virtuales no eran tan comunes, mucho menos los híbridos; ya se avizoraba la llegada de estos, sobre todo, cuando se trataban de noticias o información global que se buscaba dar a conocer de manera masiva, por ejemplo, los lanzamientos de Apple.
Panorama que cambió por completo en marzo de 2020, cuando por temas de confinamiento los encuentros presenciales quedaron de lado para comenzar a vivir una etapa 100% virtual.
“Cuando inició la pandemia fue un momento disruptivo porque estábamos acostumbrados a vernos cara y sobre todo en México, que estamos tan acostumbrados al contacto físico, por lo que fue un reto muy fuerte. La manera de enfrentarlo fue adentrarnos a la tecnología, mediante el uso de cámaras y plataformas, y evaluar la manera en la que nos podía ayudar para llevar los eventos a las audiencias que necesitábamos en un formato digital”, precisó Andrea Alcántara, líder de Comunicación en Dell Technologies México.
En el caso de la industria de TI, lo que inició como una cuarentena y se prolongó por más de dos años, fue un espacio que muchas personas aprovecharon para capacitarse, entrenarse y desde luego, conocer más a profundidad sobre ciertas tecnologías y la oferta de algunas marcas en concreto.
Así, fue transcurriendo el tiempo y la oferta de eventos virtuales se fue maximizando, por lo que las personas recibían cada vez una mayor cantidad de invitaciones para asistir a webinars, lanzamientos o capacitaciones a lo largo de todo el día.
“A diferencia del primer año, ya en 2021 todos estaban hartos de los eventos virtuales por lo que atraer y mantenerlos conectados era muy difícil; incluso había personas que se conectaban a tres eventos a la vez, sin prestar atención a ninguna. De esta manera, si bien, el tema de costos nos beneficiaba, además de contar con la plataforma adecuada, los eventos virtuales se convirtieron en un gran reto”, señaló Raúl Gallardo, gerente de Mercadotecnia en Exel del Norte.
En este sentido, la experiencia jugó un papel fundamental al ser el principal diferenciador y en muchas ocasiones, el determinante para que las personas se conectaran. Desde luego, esto tenía que ir acompañado de contenidos funcionales, novedosos y de calidad, además de estar acompañados de elementos disruptivos.
“Fue muy complejo cambiar de un día para otro la forma de organizar un evento. Al principio, fue muy bien aceptado por parte de las personas; lo disfrutaban, pero conforme fue pasando el tiempo, la gente comenzó a perder el interés en los eventos virtuales y por más que la creatividad era algo que buscábamos explotar, como marketing nos enfrentamos a varios retos como tener que hacer más cortas las presentaciones, idear cómo interactuar con las personas conectadas, buscar plataformas sencillas, entre otros. Sin embargo, lo digital también ofreció muchos beneficios como llegar a un número de audiencias más grandes”, compartió Fabián Sotomayor, gerente senior de Marketing y Desarrollo de canal en Ingram Micro México.
En complemento, Alcántara destaca como otro de los beneficios de los eventos virtuales la posibilidad de reunir a voceros que, por temas de agenda y geografías, en eventos presenciales era muy complicado, traduciéndose en mayor valor para los asistentes.
“Esta situación nos obligó a abrir nuestras perspectivas y buscar maneras más creativas para realizar eventos, al tiempo que se generaba negocio”, destacó Gallardo.
En este sentido, hubo quienes se acercaron y asesoraron con especialistas en la materia para poder realizar sus eventos virtuales, pero también hubo quienes invirtieron en su propia infraestructura y recursos ante la incertidumbre de no saber cuánto tiempo durará la situación del confinamiento y al ser lo digital el tema en boga.
“Uno de los restos fue la parte de la tecnología, al tener que elegir los medios idóneos, la plataforma, la seguridad, el equipo y sinceramente todo esto se fue dando a base de prueba y error. Terminamos montando un estudio profesional en el corporativo de CVA con una cabina de grabación, en donde trasmitíamos en vivo, grabábamos cápsulas y contenido, además de organizar eventos virtuales como catas de vino, tequila, degustaciones y más”, destacó Elizabeth Villagómez, directora de Mercadotecnia en Grupo CVA.
Hoy, tras dos años de la pandemia, en Grupo CVA la realización continúa siendo 100% desde marketing, produciendo, dirigiendo y coordinando todo, con equipo propio de cámaras y cabina de transmisión; “Así que los eventos que ven de la gira de negocios son 100% en vivo y hechos por nosotros”, añadió.
El presente y el futuro
Datos globales sobre las tendencias de eventos prevén que el 70% mantendrán un esquema digital o híbrido, aun cuando la normalidad esté regresando al esquema presencial.
Según Frost & Sullivan, el mercado mundial de los seminarios web y los eventos virtuales seguirá en alza a medida que el trabajo híbrido se generalice. Según un análisis reciente, el impacto sostenible y a largo plazo del trabajo híbrido y la adopción de canales digitales están creando una ola de eventos virtuales sin precedentes.
Se prevé que el mercado global de seminarios web y eventos virtuales alcance los cuatro mil 440 millones de dólares en 2025, por encima de los mil 570 millones de dólares de 2020.
De manera que la increíble cantidad de innovación de los últimos dos años ha impulsado este crecimiento. Los administradores de eventos disponen ahora de más soluciones que son más fáciles de usar, ofrecen mayor acceso y vienen provistas de características para el establecimiento de contactos, así como de informes y análisis de datos avanzados.
Las empresas también están descubriendo que los eventos virtuales requieren la misma producción y creación de contenidos de alta calidad que se utiliza para hacer que la televisión, los deportes y los eventos en directo sean atractivos y memorables.
En ese sentido, los eventos híbridos se están convirtiendo en una estrategia eficaz y rentable porque combinan la cercanía y el atractivo de los eventos en directo con la interactividad, flexibilidad y alcance global de los eventos virtuales.
“Luego de más de dos años de distanciamiento social, es claro que los eventos presenciales tradicionales quedaron rebasados y la tecnología aplicada para reunirnos en pandemia, por sí sola se queda corta. Es así como los eventos híbridos y las experiencias inmersivas marcan la tendencia en lo que a comunicaciones se refiere”, externó Lohendi Galindo, directora del área de Producciones en Serna Group.
En este sentido, los últimos meses han llevado a los organizadores de eventos a preguntarse cómo realizar sus próximos webinars, convenciones o capacitaciones; si de manera presencial, virtual o híbrida.
“El principal reto, sin importar si es físico, virtual o híbrido, es que la gente atienda y creo que la forma de enfrentarlo es ofreciendo muy buen contenido o algo que aporte valor a la gente que participa”, señaló la ejecutiva de Dell Technologies.
A considerar
Para ayudar a los coordinadores y organizadores de eventos a elegir un formato, la agencia Serna Group recomienda evaluar algunos puntos clave:
Alcance: Las experiencias virtuales ampliaron el nicho de conversación para decenas de marcas en el mundo.
Si bien, antes se hacían eventos locales, a través de la virtualidad se pudo concentrar todo en un solo evento a nuestro público objetivo, ubicado en diversas zonas, manteniendo la cercanía con cada uno de ellos. Hoy, ese alcance puede mantenerse si nuestro objetivo es crecer la comunidad a la que llegamos.
Experiencia: Las conexiones tradicionales quedaron lejanas. Un encuentro en Zoom, Teams, Meet o cualquier otra plataforma, se queda corto ante las opciones gráficas que nos ofrece una producción virtual. Las conferencias o desayunos por sí solos están sobrepasados.
La gente desea salir a lugares nuevos, a zonas “seguras”, con protocolos COVID bien ejecutados. Por lo que debemos establecer los objetivos y a partir de estos, evaluar los elementos que nos ayudarán a conseguirlos, los canales idóneos y el proceso que resulte en una experiencia diferente y memorable.
Audiencias: Muchas personas agradecen las conexiones digitales porque optimizan sus tiempos de traslado. Si ésta es nuestra opción, debemos recordar siempre hacerles llegar materiales útiles para su conexión. Por otro lado, los influencers comunican de manera más efectiva en eventos presenciales, así que considerar la realización de un evento con público en vivo es una opción primordial.
Presupuestos: La realidad económica global nos obliga a replantear nuestras inversiones en cuanto a reuniones se refiere y considerar cuál es la mejor opción, de acuerdo con su costo-beneficio. Si bien un evento híbrido permite optimizar recursos en producción, no hay que descartar enviar algún material físico a las audiencias para maximizar la experiencia.
Otro punto relevante que considerar sobre los incrementales de nuestros eventos es que ahora debemos contar con un espacio más amplio de lo normal por lo que las terrazas se están cotizando a precios superiores a lo acostumbrado, a lo que debemos sumar que los protocolos sanitarios también le añaden un extra a la factura total.
En la opinión del ejecutivo de Ingram Micro, dentro de los eventos híbridos, la complejidad sigue radicando en la parte digital, al tener que segmentar y ser muy selectivos en los contenidos para la audiencia virtual; sobre todo, cuando se trata de eventos de varios días, como las convenciones, para mantener el interés de los asistentes.
De esta manera, Sotomayor aseveró que si bien, los eventos virtuales ofrecen beneficios como temas de costos y alcance, los eventos presenciales y en dado caso, los híbridos son los que logran los objetivos de dejar claros los mensajes entre los asistentes, siendo este último el que ofrece mayor costo-beneficio.
En la opinión de Alcántara, los eventos híbridos llegaron para quedarse, al dar la opción a los asistentes de poder vivir la experiencia de manera presencial o virtual, según lo prefieran.
“El reto será tener la tecnología adecuada para que la gente que esté viendo el evento de manera remota viva la misma experiencia que la gente que lo está viendo en sitio”, concluyó la especialista de Dell Technologies.
En síntesis, para determinar cuál es el mejor formato será necesario evaluar los objetivos de comunicación y las audiencias que se buscan alcanzar para así lograr el mayor impacto, al tiempo que se optimiza la inversión.