Cada decisión de gasto es una oportunidad para ofrecer mejores resultados para los negocios y sus clientes; es, también, una ocasión para construir y hacer avanzar a las empresas mientras se controla el efectivo, los costos y el cumplimiento normativo. De acuerdo con estudio, el 44 por ciento de los líderes financieros considera que mejorar el control de costos y la gestión de gastos es su principal prioridad para agilizar la eficiencia operativa. Pero esto no se puede lograr de forma aislada.
En este sentido, SAP Concur, compañía de soluciones integradas de gestión de viajes corporativos y gastos basada en la nube, realizó para sus clientes, socios y prospectos el evento “El Ecosistema Perfecto del Gasto” donde conversó sobre cómo lograr el éxito del negocio creando y aprovechando las ventajas de tener soluciones tecnológicas flexibles, así como un equipo de trabajo, socios de negocio y aliados tecnológicos, cada vez más especializados, para lograr una óptima gestión operativa, una mejor experiencia de los colaboradores y un adecuado cumplimiento de las regulaciones para cada industria.
Como invitada especial, Majo Rodríguez, joven campeona nacional y piloto profesional de autos de carreras y tractocamiones, compartió con la audiencia su propio ecosistema de éxito, de motivación y de superación -trabajo en equipo, patrocinadores, logística, familia y amigos- como analogía a la manera en la que el ecosistema de gestión de gastos y viajes de SAP Concur apoya, respalda y potencia el éxito operativo y financiero de sus clientes.
“En este mundo competitivo, los negocios necesitan ser cada vez más ágiles, eficientes y rentables; sin embargo, esto no es tarea únicamente de los líderes corporativos y financieros, sino que es indispensable contar aliados a través de un ecosistema de gestión de gastos. Cuando un cliente decide trabajar con SAP Concur lo que en realidad está adquiriendo es un ecosistema de especialistas disponibles y socios de negocio preparados para generar valor para su compañía, tales como un centro de aplicaciones; expertos en viajes, reservaciones, aerolíneas y transportación, gestores de métodos de pago, validación fiscal, compliance, entre otros; pero hacerlo de forma independiente sería económica y humanamente insostenible. Tener al ecosistema perfecto es la clave de éxito actual para todos los negocios”, precisó Erick Dubon, consultor principal de Soluciones de SAP Concur México.
Pilares del Ecosistema de SAP Concur
Experiencia mejorada en la comprobación de gastos. Regularmente, las compañías priorizan el control y cumplimiento sobre la experiencia, pero esto no necesariamente significa una colaboración activa por parte del empleado por su rigidez y complejidad.
SAP Concur, a través de su aplicación móvil y sus partners, ayuda a las empresas a tener este balance por su facilidad de uso, transparencia e inmediatez; por ejemplo, se puede estar generando un gasto en un servicio de transportación de plataforma, al tiempo que el gasto se captura automáticamente en la aplicación. Al mejorar la experiencia de los colaboradores, los negocios pueden obtener más de un 20 por ciento de mejora en la eficiencia de los procesos de back office y un aumento de productividad de más del 60 por ciento, por ejemplo.
Valor agregado en viajes corporativos para tener visibilidad extendida antes y durante el viaje y brindar un valor agregado al colaborador. El deber de protección -Duty of Care- es la obligación legal de una organización de proteger a los colaboradores de cualquier riesgo sobre todo cuando realizan viajes de negocios. SAP Concur, sus partners y herramientas como Concur TripLink brindan esta protección desde la consolidación de reservaciones, gastos, tarjetas de crédito, e información de distintas fuentes casi en tiempo real.
De esa forma, las organizaciones pueden crear un programa integral de deber de protección que les permita: encontrar todas las ubicaciones e itinerarios de los colaboradores en un solo lugar; monitorear los riesgos y amenazas potenciales que podrían afectarlos y comunicarse fácilmente con ellos, así como contactarlos con un soporte experto, entre otros.
Concur TripLink brinda acceso a opciones de reserva flexibles sin riesgo de incumplimiento y gastos invisibles. Incorpora reservaciones realizadas fuera de los canales tradicionales a un programa de viajes gestionado a través de la red global de proveedores conectados de SAP Concur. Presta servicios a un conjunto cada vez mayor de proveedores, es utilizado por más de 14 mil empresas y admite más de 11 millones de viajeros de negocios.
Necesidades específicas como adecuaciones contables. Los procesos contables pueden volverse más complejos y especializados a medida que se expanden, ya sea a través de adquisiciones, crecimiento en nuevas geografías, introducción de nuevas líneas de productos o cualquier otro factor. Aspectos como deducciones o topes fiscales específicos por cada unidad de negocio o industria pueden configurarse en SAP Concur quien, con la colaboración de sus partners, logra la automatización de la contabilidad sin intervención del empleado, además de tener la facilidad de integrarse con cualquier ERP de la compañía.
Facilidad en la operación y métodos de pago. SAP Concur ayuda a automatizar el proceso de tarjetas Corporativas de principio a fin para simplificar la gestión de gastos y así sea más eficiente. Para tarjetas que se facturan centralmente, SAP Concur y sus partners hacen coincidir los gastos aprobados previamente con las facturas para que la conciliación sea rápida y precisa, así como los pagos a los proveedores para generar las mejores experiencias para sus colaboradores.
Cumplimientos regulatorios y validación CFDi
SAP Concur y sus partners se integran para automatizar la validación de los documentos CFDI (facturas electrónicas) requeridos por la autoridad fiscal de México permitiendo a las empresas completar de manera segura y confiable sus procesos de gestión de viajes e informes de gastos sin la necesidad de ser especialistas fiscales, con la ayuda de desarrolladores de tecnología integrados a la plataforma para la validación de los archivos XML.
Actualmente, el ecosistema de SAP Concur cuenta con más de 700 socios de negocios a nivel mundial con amplia experiencia en diferentes industrias, tales como: agencias de viaje, tecnología para reservaciones, aerolíneas, integraciones, métodos de pago, soluciones de validación fiscal, entre otros; así como más de 250 integraciones especializadas con el SAP Concur App Center.