Las empresas que usan menos papel cada día son una tendencia, sobre todo en este tiempo en que la responsabilidad social se ha vuelto algo imprescindible. Convertirse en una empresa “paperless” es una filosofía que cambia la manera en la que se ejecutan los procesos dentro de ésta, haciéndolos más eficientes, menos costosos y más sostenibles de cara a los desafíos medio ambientales a los que nos enfrentamos en la actualidad a nivel mundial.
Hoy en día, estos son aspectos críticos para mejorar el posicionamiento en las estrategias de mercadotecnia, ya que, por ejemplo, según la Encuesta Nacional de Medio Ambiente en Chile señala que el 96% de las personas en América Latina consideran un deber moral emprender acciones para cuidar el medio ambiente.
Sin duda, los ciudadanos están cada vez más preocupados por el cuidado del medio ambiente y por el manejo de los desechos, esto hace que también sean cada vez más exigentes hacia las empresas, llegando a preferir solo aquellas que tienen políticas internas de procesos sustentables y una mejor atención sin necesitar de la utilización de formatos impresos.
Por su parte Sinch tiene una iniciativa llamada CUSTOMER COMMUNICATION MANAGEMENT (CCM) que no es más que el salto hacia un futuro sin papel, es decir la gestión de la comunicación con el cliente que permite a las empresas crear documentos digitales rápidamente y compartirlos con los clientes de forma periódica o bajo demanda.
“Tanto si necesitan crear documento PDF de facturas, extractos mensuales/renovación/cartera digital o entradas de cine, nuestra API de CCM ayuda a las empresas a crear fácilmente la plantilla del documento y a generar documentos digitales sin ningún esfuerzo de desarrollo, resultando en una disminución del papel utilizado”, señalo Jaime Palacios, Country Leader México en Sinch.
¿Por qué ser Paperless?
Entre las ventajas para las empresas el convertirse en Paperless significa guardar y gestionar la información en medios electrónicos y no en papel, esto se traduce en que los empleados están conectados a una red corporativa que guarda, distribuye y recupera todos sus procesos de documentación de manera digital. En este sentido, el paperless es un paso más allá en la innovación de los negocios.
De hecho, un estudio de llamado “El futuro de las operaciones sobre el terreno”, de Zebra Technologies, revela que más del 62% de las empresas está sustituyendo los sistemas basados en papel por tecnologías móviles dentro de toda la organización.
Sin embargo, otra de las grandes ventajas de ser paperless para las empresas es la reducción de costos, optimización de procesos ya que significa que gran cantidad de los recursos que gestiona son digitales, y no físicos. Con recursos nos referimos a documentos, facturas, notas de venta, órdenes de despacho, memos, contratos, resultados de estudios de laboratorio, etcétera. Estos materiales físicos ocupan espacio, necesitan una movilidad física entre una oficina y otra, entre un escritorio, entre un domicilio y otro; exigen el uso de tintas, impresoras, fotocopiadoras, correctores, trituradoras de documentos, papeleras y más.
Desde luego, la seguridad de envío de documentos a través de medios como WhatsApp debe ser una prioridad.
“Cuidar del contenido enviado es imperativo, no puede comprometerse la confidencialidad y privacidad de la información, con la protección de contraseña, solo el público objetivo puede acceder a la información confidencial, se previene el fraude y se protege la información del cliente”, agregó Palacios.
En otras palabras, una empresa que no es paperless debe invertir constantemente en la adquisición, mantenimiento, gestión y desecho de materiales físicos. En cambio, una empresa que sí es paperless puede realizar todos sus procesos por medios digitales, logrando así una importantísima reducción de costos, y de huella de carbono apoyando a la actual necesidad de encaminar todas las estrategias empresariales hacia un mundo más verde.