Gestionar una Micro Pequeña y Mediana Empresa (MiPyME) son desafíos y logros, pero pocos momentos causan tanto estrés como la conciliación bancaria.
En términos técnicos, la conciliación bancaria es un proceso administrativo de comparar y ajustar las transacciones registradas en los libros contables de la empresa con los datos proporcionados por el banco.
Es en ese momento cuando muchos emprendedores sueñan con una solución ‘mágica’.
Afortunadamente, no es necesario recurrir a la magia: para ello existe la tecnología.
En los recientes años, la automatización de diversas tareas empresariales también impactó en esta área.
De acuerdo con René Torres, cofundador y presidente de CONTPAQi, es uno de los procesos más relevantes del quehacer emprendedor. Al permitir identificar posibles discrepancias o errores.
Esto es imprescindible para asegurar la integridad de los datos financieros y mantener un control preciso de las operaciones para una conciliación bancaria saludable.
Así como para tener una visión clara que facilita la toma de decisiones informadas y mayor confianza.
Así, Torres compartió 3 claves para transformar este proceso tedioso en una tarea manejable y eficiente:
1. ¿Dónde comienza la conciliación bancaria?
Todo comienza al obtener los estados de cuenta bancarios actualizados y los registros internos de las transacciones.
Este proceso implica una revisión cuidadosa de cada transacción para verificar su correspondencia.
Mediante la comparación de montos, fechas, descripciones de las operaciones y así identificar cualquier error.
Cuando se encuentran diferencias, estas se investigan a fondo para determinar su origen, ya sean errores internos o del banco.
Luego, se realizan los ajustes necesarios en el registro de operaciones contables.
2. Algunos beneficios para las MiPyMEs
La conciliación bancaria saludable permite a las MiPyMEs, controlar el flujo de efectivo y prevenir fraudes.
Además de asegurar el cumplimiento normativo, mantener una transparencia financiera y fungir como apoyo en las auditorías.
Esto es muy relevante en un contexto como el de México, donde 33 % de los emprendimientos tienen problemas con sus pagos de facturas.
Y dónde 28 % de ellos fracasan por una mala administración. Situación que se coloca en el top 4 de razones para cerrar las cortinas de una MiPyME, de acuerdo con datos oficiales.
3. El boom de la automatización empresarial
La digitalización es esencial para optimizar la conciliación bancaria, pues permite acceder a pagos y facturas en una sola herramienta de forma instantánea y generar reportes detallados.
Esto reduce errores, facilita su detección y resolución, ahorra tiempo y esfuerzos, y permite realizar conciliaciones con mayor frecuencia. Al integrarse continuamente con los movimientos bancarios, sin depender del estado de cuenta mensual.
Asimismo, permiten determinar el IVA de una forma más segura. Al conocer los movimientos de las operaciones bancarias y las facturas relacionadas a estos movimientos, es posible detectar cuando hace falta un Recibo Electrónico de Pago.
Lo que se ha tornado más delicado pues, al autodeterminar dicho impuesto y no tener los REPs correspondientes, el SAt puede no considerar el IVA que realmente sí es acreditable.
Y si esto se hace antes de que termine el mes o llegue el estado de cuenta bancario tiene un gran valor agregado para evitar diferencias en declaraciones del citado impuesto.
En conclusión, adoptar soluciones tecnológicas para la conciliación bancaria reduce el estrés de los emprendedores. También mejora la precisión y la eficiencia operativa.
Al implementar procesos automatizados, las MiPyMEs pueden dedicar más tiempo a la innovación y al crecimiento.
Asegurando una administración financiera sólida y confiable.En un entorno competitivo, hacerlo se convierte en un diferenciador clave para el éxito sostenible.