Cómo la Tecnología respalda la Administración de Proyectos

 

Por: Reseller / Epicor

El éxito de los proyectos es fundamental para la rentabilidad de las empresas. Cuando se logra dominar el tema de la Administración de Proyectos y se logran los resultados esperados en forma repetitiva, se puede volver hasta un proceso tan “adictivo”, que hay compañías que deciden organizar su operación entera como una serie de proyectos. Todo se vuelve un proyecto.


Sin embargo, muchas empresas tienen dificultades y de pronto se ven con proyectos atrasados o que sobrepasan el presupuesto asignado. Para asegurar que un proyecto alcance sus objetivos, éste debe ser controlado durante todo el proceso, incluyendo las etapas quizá más importantes de estimación y planeación. Especialmente las desviaciones de la ruta definida, deben identificarse, o incluso predecirse, en forma inmediata. Esto permite al administrador de proyectos y a la alta gerencia realizar los pasos necesarios para guiar al proyecto en su camino hacia el éxito.

Existe una creciente gama de software para la administración de proyectos, diseñados para apoyar en la planeación, soporte, gestión y control de los proyectos. Estos son algunos tipos de funcionalidades que deben considerarse al seleccionar el software de administración de proyectos que mejor convenga: Planeación y programación de proyectos, Administración de recursos, del tiempo, de gastos, Facturación de proyectos  y Análisis de proyectos.

La planeación y programación de proyectos precisa, es esencial para el éxito de cualquier proyecto. El software de administración de proyectos debe ser capaz de planear con total certidumbre la serie de tareas del proyecto para garantizar su éxito desde el inicio.

Por otra parte, la administración de recursos, que incluye al personal, la maquinaria, el equipo, etc.; proporciona una representación de sus capacidades y disponibilidad. Además, la gestión del tiempo y gastos, así como su aprobación, asegura que los proyectos reflejen con precisión los costos reales. Una función integral para el reconocimiento de ingresos y facturación asegura el cumplimiento de los requisitos de contrato y otros estándares contables. La incorporación de análisis de proyectos y presentación de informes, combinada con la administración de los procesos de negocio a lo largo del proyecto, debe generar alertas importantes y comunicar el estado del proyecto de forma puntual y al día.

La facturación de proyectos precisa, asegura que las cuentas de clientes sean administradas para mejorar el flujo de caja y la salud financiera de la organización con el mínimo esfuerzo. La automatización de este proceso, brinda facilidad y comodidad.

El conjunto ideal de herramientas para la administración de proyectos brindará una funcionalidad completamente integrada de manera que: las herramientas compartan el mismo medio de comunicación con el equipo.

En la fase última del proyecto, las herramientas deben dar soporte a las actividades de cierre cuando se integran los informes finales. Los datos deben ser almacenados con información práctica como referencia para la planeación y estimación de nuevos proyectos, al mismo tiempo que el conocimiento y los materiales deben transferirse a sistemas de administración del conocimiento de manera que el conocimiento adquirido pueda ser utilizado para enriquecer otros proyectos.

Para tener éxito en un entorno de proyectos, la administración de proyectos debe permear cada aspecto de la solución empresarial. Las empresas que son capaces de satisfacer eficientemente las demandas de administrar su cartera de proyectos tienen una clara ventaja sobre sus competidores, ya que pueden ofertar con más confianza al tener un mejor conocimiento de sus costos.

Artículo de colaboración.
Autor: Alejandro Benavides, Vicepresidente de Operaciones para Epicor Latinoamérica y el Caribe.